Für Agenturen, Ingenieurbüros & Anlagenbau
Schluss mit Zusatzwünschen, die deine Marge auffressen.
Der Ampel-Check zeigt in 30 Sekunden, wann aus "kurz noch was" ein Nachtrag wird. Das Excel-Tool rechnet den Preis, weist die Marge je Position aus und erinnert an die Freigabefrist. Das Projekt-Cockpit zeigt schwarz auf weiß, wie viel du bisher verschenkt hast.
Der teuerste Satz im Projektgeschäft
"Kannst du das nicht einfach noch schnell mit reinnehmen?" – jede Bitte klingt für sich klein. In Summe ist sie der Grund, warum Projektbetriebe – Agenturen wie Ingenieurbüros – am Ende kaum Marge übrig behalten.
- ✕Zusatzwünsche mündlich zugesagt, nie dokumentiert
- ✕Nachtragsforderung kommt zu spät und wirkt konstruiert
- ✕Marge schmilzt unbemerkt mit jeder Änderung
- ✕Preisgespräche ohne belastbare Zahlen
- ✓Jede Anfrage bewertet und im Register dokumentiert
- ✓Nachtragspreis und Marge stehen je Position
- ✓Ampel warnt, bevor der Mehraufwand kritisch wird
- ✓Fristen-Ampel erinnert ans Nachfassen
Modul 1
Der Ampel-Check
Bevor du irgendetwas zusagst, beantwortest du fünf Fragen per Dropdown. Das Tool rechnet daraus einen Punktwert von 5 bis 15 und sagt dir, was zu tun ist. Dauert 30 Sekunden – und entscheidet, ob du kostenlos arbeitest.
Grün — Kulanz vertretbar
5 bis 7 Punkte
- Leistung steht ausdrücklich im Angebot oder Leistungsverzeichnis
- Unter einer Stunde, keine Terminwirkung
- Einzelfall – trotzdem als Kulanz erfassen, sonst bleibt der Verzicht unsichtbar
Gelb — ankündigen
8 bis 10 Punkte
- Leistungsbeschreibung ist Auslegungssache
- Bereits die zweite Anfrage dieser Art
- Der Puffer im Terminplan wird angetastet
Rot — Nachtrag zwingend
11 bis 15 Punkte
- Klar zusätzlich zum vereinbarten Umfang
- Über vier Stunden oder ein Meilenstein verschiebt sich
- Anfrage kommt von jemandem ohne Mandat, oder es wird zum Muster
Faustregel: Im Zweifel ist es Gelb, nie automatisch Grün. Der Check kostet dich 30 Sekunden — ein nicht erkannter Rot-Fall kostet im Schnitt mehrere hundert Euro Marge.
Was ist enthalten
3 Komponenten, die zusammen ein System bilden
Excel-Tool mit 5 Tabs
Ampel-Check, Stundensatzbasis, Nachtragsregister mit 40 Positionen und Projekt-Cockpit für bis zu acht Projekte. Preis, Marge, Freigabefrist und Ampel rechnen automatisch.
Notion-SOP (6 Module)
Direkt einsetzbar in deinem bestehenden Projektablauf – von den Bewertungskriterien bis zum 5-Schritte-Prozess und dem Eskalationspfad.
5 E-Mail-Vorlagen
Fertige deutsche Formulierungen für Ankündigung, Nachtragsangebot, Erinnerung an die Freigabefrist und den Umgang mit wiederkehrenden Anfragen.
So rechnet das Tool
Ein Blick genügt: durchsetzen oder bewusst verzichten?
Trage Rolle, Zusatzstunden und gegebenenfalls Fremdkosten ein – Selbstkosten, Nachtragspreis, Deckungsbeitrag und Marge stehen sofort in der Zeile. Kostensatz und Zielsatz sind bewusst getrennt: Der Kostensatz ist deine Break-Even-Grenze, der Zielsatz enthält die Marge. So siehst du je Position, was tatsächlich hängen bleibt – und nicht nur, was auf der Rechnung steht.
Selbstkosten = Stunden × Kostensatz der Rolle + Fremdkosten
Nachtragspreis = Stunden × Zielsatz der Rolle + Fremdkosten
Fremdkosten fließen mit dem hinterlegten Handling-Aufschlag ein. Deckungsbeitrag und Marge je Position rechnet das Tool aus der Differenz von Nachtragspreis und Selbstkosten.
Nutzt du bereits den Projekt-Kalkulator von ProcessHubStudio? Dann überträgst du Kostensatz und Ziel-Marge je Rolle einfach hierher – beide Werkzeuge rechnen dann mit derselben Basis.
Modul 3
Der 5-Schritte-Prozess
Erfassen
Fünf Fragen im Ampel-Check, Status steht
Schätzen
Ehrliche Stundenschätzung, Puffer kommt automatisch
Berechnen
Zeile im Register anlegen, Preis und Marge stehen da
Kommunizieren
Vorlage nutzen, immer schriftlich, mit Frist
Umsetzen
Erst nach schriftlicher Freigabe loslegen
Einmalzahlung, lebenslanger Zugriff
Nachtragsmanagement & Scope-Creep-Kontrolle
zzgl. ggf. lokaler Steuern · sofortiger Zugriff nach Kauf
- ✓Excel-Tool mit 5 Tabs (Google Sheets kompatibel)
- ✓Notion-SOP mit 6 Modulen
- ✓5 fertige E-Mail-Vorlagen (Deutsch)
- ✓Kompatibel mit dem Projekt-Kalkulator
- ✓Uneingeschränkte Nutzung im Unternehmen
- ✓14 Tage Rückgaberecht
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Häufige Fragen
Brauche ich einen bezahlten Notion-Account?
Nein, ein kostenloser Notion-Account reicht zum Duplizieren und Bearbeiten der Vorlage vollständig aus.
Passt das auch für Ingenieurbüros, Planungsbüros oder Anlagenbau?
Ja. Die Rollen und Kriterien sind bewusst branchenneutral gehalten und lassen sich frei umbenennen – von "Konstruktion" bis "Fachplanung". Das Mengengerüst ist überall dasselbe: Leistung war nicht vereinbart, kostet Stunden, verschiebt Termine. Nicht abgedeckt sind normgebundene Sonderfälle wie VOB/B-Nachträge nach § 2 – dafür brauchst du zusätzlich juristische Beratung.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Rund 15 Minuten: Kostensatz und Ziel-Marge je Rolle eintragen, laufende Projekte mit Auftragswert und geplanten Stunden anlegen. Alles Weitere sind Dropdowns. Beispielzeilen sind enthalten und lassen sich überschreiben.
Funktioniert das Excel-Tool auch in Google Sheets?
Ja. Die Datei lässt sich direkt hochladen und in Google Sheets weiterverwenden – alle Formeln und Dropdowns bleiben erhalten.
Brauche ich den Projekt-Kalkulator, um dieses Werkzeug zu nutzen?
Nein. Das System funktioniert eigenständig: Du trägst Kostensatz und Ziel-Marge je Rolle direkt ein. Nutzt du bereits den Kalkulator, überträgst du beide Werte von dort – dann rechnen die Werkzeuge mit derselben Basis.
Ist die Excel-Datei in Notion eingebettet?
Nein, bewusst nicht – Notion unterstützt kein zuverlässiges Live-Embed für Excel-Dateien. Das Werkzeug liegt als separate Datei im Download bei.
Gibt es ein Rückgaberecht?
Ja, 14 Tage. Solltest du mit dem System nicht zufrieden sein, meldest du dich einfach bei uns.
Nie wieder einen Nachtrag ohne Zahlen verhandeln.
Kostensatz und Ziel-Marge je Rolle eintragen – ab dann rechnet und erinnert das System für dich mit.
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