Für Projektleitung und Geschäftsführung mit laufenden Kundenprojekten
Kundenkommunikation, die deine Marge schützt.
Das Client-Kommunikations-Pack regelt ab dem Kick-off, wer über welchen Kanal informiert, wie lange eine Freigabe dauern darf und was passiert, wenn die Frist verstreicht – mit Notion-SOP in 8 Modulen, einem Excel-Cockpit, das dir die fällige Nachfass-Stufe zeigt und die passende Mail gleich mitliefert, einer Kommunikations-Charta für den Kunden und 30 fertigen Textbausteinen.
Das Problem
Die teuersten Stunden entstehen nicht in der Arbeit, sondern in der Abstimmung darüber.
In Rückfragen, die dreimal gestellt werden. In Freigaben ohne Frist. In Eskalationen, die drei Monate zu spät geführt werden. Und in der Terminverhandlung, in der niemand belegen kann, wo der Verzug entstanden ist.
- Anfragen kommen per Mail, Chat, Telefon und nebenbei im Meeting – nichts davon ist belastbar dokumentiert.
- Freigaben werden „zeitnah“ erbeten. Zwei Wochen später steht das Projekt, und niemand ist schuld.
- Der Kunde erfährt vom Verzug, wenn der Termin schon gerissen ist.
- Bei Mehraufwand steht Aussage gegen Aussage – und du verlierst.
- Kanalmatrix mit beidseitigen Reaktionszeiten – im Kick-off vereinbart, nicht später verhandelt.
- Jede Freigabeanfrage trägt Frist und benannte Folge; das Cockpit zeigt die fällige Nachfass-Stufe und schreibt den Text dazu.
- Ein Wochenrhythmus, in dem der Kunde den Stand kennt, bevor er fragt.
- Ein Entscheidungs-Log, das jede Verzögerung mit Datum belegt – die Grundlage für jede Terminverhandlung.
Einblick
So sieht das Cockpit aus – Blatt für Blatt.
Echte Ansichten aus den Dateien, die du herunterlädst: das Excel-Cockpit mit Beispielwerten, die du mit deinen eigenen überschreibst, und die Word-Vorlagen mit Platzhaltern.
Für wen
Für Unternehmen, deren Termine von Freigaben des Kunden abhängen.
Der Ablauf ist branchenneutral und beginnt nach dem Kick-off. Einmal eingerichtet, gilt er für jedes Projekt.
Agenturen & Beratungen
Viele Feedbackschleifen, viele Beteiligte beim Kunden: Rollen je Seite, ein fester Ansprechpartner und Freigaben mit Frist statt Endlos-Korrekturen.
Ingenieur- & Planungsbüros
Planstände warten auf Freigabe, Mitwirkung des Auftraggebers bleibt aus: Das Entscheidungs-Log dokumentiert jeden Verzug in Arbeitstagen.
Anlagenbau & technische Dienstleister
Einkauf, Technik und Betrieb reden mit: Die Stakeholder-Matrix leitet für jede Person Betreuungsstufe und Kontaktintervall ab.
Der Aufbau
8 Module vom Kick-off bis zur Übergabe in den Regelbetrieb.
Jedes Modul endet mit einer Checkliste zum Abhaken. Zu jedem wiederkehrenden Anlass verweist die SOP auf den passenden Textbaustein.
Grundgerüst & Rollen
Vier Rollen je Seite, fester Ansprechpartner, Kommunikations-Charta für das Kick-off.
Kanal- & Reaktionszeit-Matrix
Welches Anliegen über welchen Kanal, mit welcher Reaktionszeit – beidseitig. Mit Betreffkonvention.
Status-Rhythmus
Wöchentliches Update, Jour fixe mit Zeitboxen, Monatsreport und eine eindeutige Projektampel.
Entscheidungen & Freigaben
Fünf Pflichtbestandteile jeder Freigabeanfrage, vierstufige Nachfass-Kaskade, Verzugsdokumentation.
Bad News & Verzug
24-Stunden-Regel und die Struktur Fakt – Auswirkung – Maßnahme – Zusage.
Eskalationspfad
Drei Stufen mit objektiven Auslösern, festen Fristen, Gesprächsdokument und Deeskalation.
Schwierige Gespräche
Sechs wiederkehrende Kundenmuster – vom Micro-Manager bis zum Funkstille-Kunden – mit Gegenmittel.
Feedback & Übergabe
Pulse-Check alle sechs Wochen, Abschlussgespräch, Referenzanfrage, Übergabe in den Regelbetrieb.
Die Kernlogik
Überfällige Freigaben werden nicht lauter nachgefasst, sondern verbindlicher.
Vier Stufen, feste Zeitpunkte, für jede Stufe ein fertiger Textbaustein. Das Cockpit zeigt dir jeden Montag, welche Stufe bei welchem Vorgang fällig ist.
Erinnerung
Sachlich, im Ursprungsthread, Frist wiederholen. Kein Vorwurf, kein Druck.
Folge beziffern
Entscheider in Kopie, Auswirkung in Tagen oder Euro, zwei Lösungswege angeboten.
Telefonat
Erst der Anruf, dann die schriftliche Bestätigung mit der neuen Terminlage.
Verzugsanzeige
Formell, mit Bezug auf die vertragliche Mitwirkungspflicht – und weiterhin lösungsorientiert.
Das Excel-Cockpit
Montagmorgen wissen, wo es klemmt.
Du füllst nur die gelben Zellen. Fristen, Nachfass-Stufen, Ampeln, Eskalationsauslöser und der nächste Schritt je Projekt rechnen sich selbst – in Arbeitstagen. Drei Beispielprojekte zeigen beim ersten Öffnen, wie alles zusammenspielt.
5
3
1
| Gegenstand | Schritt | Ampel |
|---|---|---|
| Schaltschrankplanung Rev. B | Stufe 4 fällig | Rot |
| Wireframes Startseite | Stufe 3 fällig | Rot |
| Farbkonzept | Stufe 1 fällig | Gelb |
| Feld | Automatisch eingesetzt |
|---|---|
| An / Kopie | Anna Meyer / Markus Brandt |
| Betreff | [REL] Wireframes Startseite – Freigabe seit 17.09. offen |
| Text | „… ist seit 8 Arbeitstagen offen. Konkret bedeutet die Verzögerung: Livegang verschiebt sich um 5 Arbeitstage …“ |
Was ist enthalten
4 Bausteine, die ineinandergreifen.
Die SOP regelt den Ablauf, das Cockpit steuert ihn, die Word-Vorlagen und Textbausteine sind die Ausführung. Alles auf Deutsch.
Notion-SOP mit 8 Modulen
Vom Kick-off bis zur Übergabe, jedes Modul mit Checkliste, Eskalationspfad in drei Stufen und sechs Konfliktmustern.
Excel-Cockpit mit Start + 8 Blättern
Einstellungen, Projekte, Stakeholder, Kommunikationsplan, Entscheidungs-Log, Eskalationen, Nachrichten und Cockpit. Läuft in Excel, LibreOffice und Google Sheets.
2 Word-Vorlagen
Kommunikations-Charta als Anlage zum Kick-off-Protokoll und Statusreport-Vorlage für deine Kunden – einmal anpassen, dann in jedem Projekt.
30 Textbausteine
Von der Freigabeanfrage über die Verzugsanzeige bis zur Eskalation, nach Anlass sortiert, mit Verweis auf das SOP-Modul. Als PDF – neun davon erzeugt das Cockpit direkt mit deinen Daten.
Passt dazu
Davor der Projektstart, im Paket günstiger.
Das Client-Kommunikations-Pack beginnt beim Kick-off. Was davor liegt und was es im Kundenjahr ergänzt:
Davor
Client Onboarding & Kick-off
Vom Auftrag zum Projektstart in 10 Arbeitstagen – Zuständigkeiten, Zugänge und Unterlagen geklärt, bevor gearbeitet wird.
Im Paket · 109 € statt 177 €
Das Bestandskunden-Paket
Kommunikation, Quartalsreview und Preiserhöhung aus einem Guss – für Kunden, die bleiben und profitabel bleiben.
Einmalzahlung, dauerhafter Zugriff
Client-Kommunikations-Pack
49 € einmalig
zzgl. Umsatzsteuer je nach Land · sofortiger Zugriff nach dem Kauf
- Notion-SOP mit 8 Modulen und Checklisten zum Duplizieren
- Excel-Cockpit mit Start + 8 Blättern, inklusive Nachrichten-Generator (Sie oder du)
- Kommunikations-Charta und Statusreport-Vorlage (Word)
- 30 Textbausteine als PDF, nach Anlass sortiert
- Nutzung im eigenen Unternehmen ohne Nutzerbegrenzung
FAQ
Häufige Fragen
Brauche ich einen bezahlten Notion-Account?
Nein. Ein kostenloser Notion-Account reicht, um die SOP zu duplizieren und vollständig zu nutzen. Das Excel-Cockpit läuft unabhängig davon.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Rund eine Stunde: Kanalmatrix und Reaktionszeiten einmal festlegen, Charta und Statusreport mit deinem Logo versehen, im Cockpit einmal die Einstellungen prüfen und je Projekt eine Zeile anlegen. Danach gilt das System für jedes Projekt.
Passt das auch für ein Zwei-Personen-Team?
Ja. Die Rollen fallen dann zusammen, der Ablauf bleibt gleich – und ersetzt Absprachen, die sonst nur im Kopf einer Person liegen. Gerade in kleinen Teams ist genau das der teure Punkt.
Läuft das Cockpit auch ohne Microsoft 365?
Ja. Es nutzt keine dynamischen Array-Funktionen und keine Makros und läuft in Excel 2016 und neuer, LibreOffice Calc und Google Sheets.
Kann ich die Mails auch in der Du-Form schreiben?
Ja. Du legst für jeden Kontakt fest, ob du ihn siezt oder duzt. Das Nachrichten-Blatt setzt dann die passende Fassung ein – mit Namen, Frist und Folge aus deinen Einträgen.
Worin unterscheidet sich das von einer Sammlung E-Mail-Vorlagen?
Vorlagen lösen den Einzelfall. Dieses System regelt den Ablauf: wer entscheidet, bis wann, mit welcher Folge bei Verzug – und was passiert, wenn die Frist verstreicht. Die Textbausteine sind die Ausführung, SOP und Cockpit das System dahinter.
Sind die Formulierungen rechtlich geprüft?
Nein, es sind Praxisvorlagen. Formulierungen mit vertraglicher Wirkung – insbesondere Verzugsanzeige und Abnahmefristen – passt du an deine Vertragsgrundlagen an und lässt sie vor dem ersten Einsatz prüfen.
Gibt es ein Rückgaberecht?
Ja. Du kannst innerhalb von 14 Tagen eine Erstattung anfordern; die Abwicklung läuft über Gumroad, maßgeblich sind die Bedingungen auf dieser Produktseite. Fragen vor dem Kauf beantworte ich gern unter info@processhub-studio.com.
Das nächste Projekt startet ohnehin.
Die Frage ist nur, ob du die Kommunikation wieder improvisierst – oder das System einmal aufsetzt und jedes Projekt damit fährst.
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